O S-DocNet foi desenvolvido pela CORAG especificamente para o envio de matérias para publicação nos Diários Oficiais publicados pela companhia, através da Internet. Este serviço utiliza tecnologia segura de transmissão de dados que lhe confere: integridade, sigilo e autenticidade do emitente. O sigilo garante que as informações que trafegam pela rede não serão vistas por ninguém; a integridade dá a certeza de que nada foi alterado no documento original; e a identidade digital permite assegurar que a informação foi enviada pelo próprio remetente.
Os órgãos ou entidades fornecedores de matéria, doravante chamados clientes, terão acesso gratuito ao S-DocNet, bastando para tanto, seguir algumas orientações:
* Para operar o S-DocNet, os clientes deverão dispor de uma infra-estrutura mínima consistente num computador com acesso à Internet, fornecido por qualquer provedor e equipado com um "navegador". A CORAG homologou o Internet Explorer e o Mozilla Firefox (recomendamos sempre utilizar as versões mais recentes pois são as que corrigem as últimas vulnerabilidades descobertas).
* Antes de começar as operações, cada cliente efetuará um cadastro junto à CORAG e ambas as partes deverão assinar um Contrato de Adesão estabelecendo as respectivas responsabilidades. Junto com a segunda via deste contrato, o solicitante receberá, em geral, pelo correio, a identificação e senha de operação do S-DocNet.
* Para efetuar um envio eletrônico de matérias para publicação nos Diários Oficiais, o cliente deverá obrigatoriamente digitar sua identificação e senha. A CORAG considerará como legítima a transmissão cuja identificação e senha correspondam com o cadastro. Cada cliente será responsável pela guarda destes dados sigilosos. As senhas não serão enviadas pela Internet, por motivos de segurança.
* Quando do envio de matérias, o cliente preencherá um "ofício eletrônico" informando as matérias enviadas com seus respectivos arquivos, a data da publicação, o tipo de matéria, etc. Não há limitação quanto ao número de arquivos incluídos em cada matéria ou o numero de matérias em cada ofício eletrônico.
* Depois de cada transmissão bem sucedida, o emitente obterá um comprovante de recebimento, que poderá ser impresso, contendo data, hora e arquivos recebidos através de cada ofício eletrônico.
* A CORAG disponibiliza, para cada cliente, uma ferramenta completa para o controle de todas as matérias e os ofícios enviados, contendo datas de publicação e demais dados. Esse instrumento poderá ser consultado a partir de qualquer computador com acesso à Internet, desde que se disponha da senha de acesso.
* Arquivos enviados na mesma matéria deverão ter nomes diferentes pois conteúdos diferentes não deverão ser referenciados com o mesmo nome.
* Uma matéria poderá ser cancelada depois de transmitida para que não seja publicada, mesmo depois da CORAG ter fornecido o comprovante de recebimento da mesma.
* Por motivo de segurança para corrigir ou alterar o conteúdo de um arquivo ou matéria já enviada, é necessário cancelar a matéria inteira e criar uma nova em substituição a antiga.
* Mais de um ofício eletrônico poderá ser enviado por dia.
* Nenhuma transmissão ou cancelamento poderá ser efetuada após o horário limite de cada Diário Oficial. É importante prever congestionamento no servidor de recebimento perto do horário limite, que poderá tornar a transmissão mais lenta.
* Os arquivos enviados deverão respeitar os padrões de formatação estabelecidos pela CORAG. Mesmo contando com o "Comprovante de Recebimento", os arquivos que não se enquadrarem nestas especificações não serão publicados.
* Os arquivos originais serão guardados pela CORAG para quaisquer esclarecimento por até 15 dias após a publicação. Passado esse período, serão automaticamente excluídos, perdendo, o remetente, qualquer direito de reclamação.
* O emitente que não tiver autorização para faturar, terá seu arquivo aprovado para publicação somente após a apresentação do comprovante de pagamento.
* Os arquivos serão classificados pelo tipo de matéria informado no ofício e aparecerão impressos na categoria correspondente e na ordem de acordo com o código que os identifica no ofício. Se documentos de diferentes tipos (licitações, decretos, etc.) forem colocados no mesmo arquivo digital, aparecerão todos sob a mesma classificação.
* A CORAG informará, através de ofício eletrônico, os motivos que, eventualmente, tenham causado a não publicação de alguma matéria.
Projeto gráfico do DOE
Nesta nova concepção, compatível com à Internet, a leveza das páginas é muito importante e o uso de imagens digitalmente pesadas é desaconselhado. Por outra parte, a montagem eletrônica precisa ser ágil. Enquanto no "paste-up" (tecnologia tradicional) se cola uma tira de papel que pode conter qualquer composição com imagens e texto, na editoração por computador cada elemento é tratado separadamente. È por tudo isto que, neste novo projeto, não serão usados logotipos e/ou brasões por matéria; tampouco será possível publicar a grafia das assinaturas de nenhum documento.
Formatos dos Arquivos
A partir do Envio Eletrônico de Matéria, os órgãos não mais precisam formatar os documentos numa determinada largura de coluna nem utilizar certos tipos e corpos de letra para atender o padrão tradicional que obrigava muitas órgãos a redigitar novamente tudo. A formatação original das matérias será substituída na hora da montagem do jornal, na CORAG.
Os documentos poderão ser dos seguintes tipos: Textos, Tabelas e Textos contendo Tabelas. Trataremos estes casos separadamente.
Arquivos de texto
Qualquer editor de textos pode ser utilizado para a produção de documentos que contém somente texto. Apenas será necessário salvar cada arquivo no formato RTF (Rich Text Format) que é um padrão internacional aberto e que pode ser gerado e interpretado por qualquer editor eletrônico.
Especificações para textos:
* Padrão de arquivo: RTF ou TXT. Outras extensões não serão aceitas.
* Margens, configuração de página, tamanho do papel: Livre
* Recuos e entradas de parágrafos: Não usar recuos nem entradas de parágrafo.
* Fonte: Livre (será aplicado um "estilo" para padronização na CORAG)
* Alinhamento de duas ou mais colunas(*): Entre colunas utilizar sempre TAB, nunca SPACE.
* Recursos adicionais: Não usar quebras de página, hiperlinks, cabeçalhos, rodapés, campos ou objetos de formulário, imagens ou logotipos, fórmulas ou marcadores de texto (usar hífen).
(*) Válido unicamente para textos que ocupem, no máximo, 8 cm de largura em letra Arial, corpo 8. Outros casos deverão ser tratados como tabelas.
Dicas:
* Escreva o documento normalmente utilizando a largura de página habitual e o tipo (e tamanho) de letra da sua preferência. Não é necessário respeitar qualquer largura de página ou tamanho das margens.
* No início de cada parágrafo pode incluir um TAB se assim o desejar. Não utilize mais do que um TAB pois, na hora de montar o diário, o parágrafo poderá começar no final da linha ou, até, na linha seguinte.
* Use os recursos de centralizado, alinhamento à esquerda ou justificado que o seu editor oferece. Eles serão respeitados na hora da montagem do diário.
* Não centralize utilizando TABS nem espaços. Esses caracteres serão incluídos no diário e poderão ocupar, proporcionalmente, mais espaço na coluna de 6 cm do diário do que numa folha de 20 cm de largura.
* Não utilize recuos nem tabulações (aqueles caracteres em forma de L que aparecem na régua horizontal superior). Eles não serão mantidos na montagem do diário e a aparência do texto não será preservada.
Acione a função de visualizar caracteres ocultos (aquele ícone que parece um T ou um PI) para conferir se o texto está ficando "limpo".
* Não deixe mais do que uma linha em branco entre parágrafos. No diário as áreas brancas comprometem a continuidade do documento.
* Poderá fazer livre uso dos recursos de negrito, itálico e sublinhado, que serão respeitados no diário. No entanto o tipo e tamanho de letra será convertido, na CORAG, para Arial 8.
* O uso de "estilos" é fortemente desaconselhado pois não serão aproveitados na montagem do diário. No entanto, o texto perderá as informações de formatação contidas nos estilos e poderá ficar desconfigurado. A utilização de estilos pode ser reconhecida através de um pontinho à esquerda do parágrafo quando o visualizador de caracteres ocultos está acionado.
* Não use para forçar uma nova linha no intuito de alinhar o texto. Lembre que a largura dos parágrafos será modificada e a linha poderá ficar interrompida em qualquer lugar diferente do original.
* Dispense os cabeçalhos que começam com "Estado do Rio Grande do Sul" ou o nome do órgão. A estrutura do diário já inclui estes títulos.
* Remova os espaços em branco na área das assinaturas. No máximo deixe uma linha em branco.
Arquivos de tabelas
Qualquer editor eletrônico de planilhas pode ser utilizado para produzir uma tabela, até aplicativos gerenciadores de banco de dados do tipo Access. No entanto, por se tratar de uma distribuição de informação numa área retangular que não pode ser particionada, separada, ou reformatada, será necessário obedecer uma especificação rígida no que se refere a suas dimensões externas, tipo de letra e corpo.
As tabelas, depois de geradas, deverão ser convertidas para algum dos formatos de arquivo especificados.
Especificações para tabelas:
* Tipos de letra: (Fonte e corpo) Arial, 8 ou Helvética 8.
* Menor corpo aceito: 8
* Largura total externa: Utilizar apenas uma das seguintes opções: 12,5 ou 26 cm
* Cores: Letra Preta sobre Fundo Branco
* Formato Padrão: PDF (Portable Document Format). Não serão aceitos os formatos nativos dos editores de planilha.
Para gerar o formato PS, siga as seguintes instruções:
1. Primeiro é preciso instalar uma impressora Linotronic 530 em FILE (não em LPT1).
2. Finalizada a planilha e verificadas suas dimensões e as fontes, mande imprimir na Linotronic 530. Será gerado um arquivo com extensão PRN ou PS. Mantenha o nome original, só deve mudar a extensão.
O formato EPS é gerado por alguns aplicativos Adobe como o Page Maker.
O formato PDF é gerado pelo Acrobat ou Distiller da Adobe.
Dicas:
* Elabore a tabela no seu editor de planilhas como o faz habitualmente ou utilize um editor de textos com recurso de planilha. Você precisará apenas levar em conta duas únicas coisas:
- O tipo de letra usada em toda a tabela tem de ser o especificado.
- O tamanho externo tem de respeitar exatamente uma das quatro medidas de largura especificadas.
* Pode utilizar negrito, itálico e sublinhado bem como os recursos de centralização de texto.
Não utilize cores nem tons de cinza nas tabelas pois poderão comprometer sua legibilidade.
* Se a tabela tiver uma altura superior à permitida, você deverá dividi-la em várias partes, cada uma num arquivo. Envie todos os arquivos na ordem certa.
* Se a tabela for menor que a altura máxima permitida mas não couber numa folha A4, escolha um tamanho maior de página no seu editor, tal como A3, antes de gerar o arquivo PS. Se sua impressora não comportar este tamanho, escolha a impressora Linotronic 530.
* Mande imprimir o documento na Linotronic 530. Mantenha o nome original do arquivo e deixe a extensão como PRN ou PS.
* Permita que ele salve esta cópia no mesmo local que o seu original.
* Todos os detalhes de formatação, centralizado, etc. serão preservados. O arquivo será tratado como uma imagem mas conservará a possibilidade de fazer pesquisas por palavra no seu conteúdo.
Como definir a largura da tabela
Em geral os editores de planilha não dispõem de recursos para medir o tamanho das planilhas. Restam duas opções:
1. Tente importar a planilha para o seu editor de textos. Se a importação for bem sucedida, poderá trabalhar nele aproveitando as réguas.
- Se a tabela foi montada no editor de textos e salva no formato RTF, não será necessário, neste caso, gerar um PRN. Envie a tabela diretamente em RTF.
2. Quando a opção anterior não for satisfatória, a única forma de se ter um controle sobre as dimensões externas da tabela é através do tamanho da página.
- Defina uma página personalizada com altura igual a 350 milímetros e largura igual a uma das opções especificadas.
- Configure a página para ajustar 100% da largura e zere todas as margens.(*)
- No modo de visualização de impressão, ajuste as guias da tabela para caber na página (evite encostar a tabela na borda direita, deixe uma folga).
- Neste caso é necessário gerar o arquivo PRN imprimindo para a Linotronic 530.
(*) Baixe os modelos de tabela Excel no apêndice deste manual. Não abra estes exemplos sem antes selecionar a impressora Linotronic 530 no Excel e verificar que o tamanho do papel seja o personalizado com o tamanho da tabela.
Arquivos de imagens
Não serão aceitos imagens de textos (textos escaneados).
Caso houver necessidade de publicar expressões matemáticas, símbolos, gráficos, etc., eles deverão ser gerados como imagens seguindo as seguintes especificaçãoes:
* Formatos para Imagens Bitmaps (fotos): JPEG, grayscale (tons de cinza), monocromáticas. Resolução: 300 dpi (pontos por polegada).
* Formatos para Imagens Lineart (logos, ilustrações): PDF, geradas em PB. Evite o grayscale (tons de cinza). Resolução: 300 dpi (pontos por polegada).
* Largura total externa: Utilizar uma das seguintes opções: 12 ou 26 cm
* Altura total: menor que 35 cm
Importante: As imagens deverão ser transmitidas em arquivos PDF, contendo o cabeçalho e o texto que deverá ser inserido no sistema.
Documentos que envolvem tabelas junto com texto
Primeiro caso: Documento de texto que inclui uma pequena tabela
Quando precisar incluir uma tabela pequena no meio de um texto, você poderá inserir a tabela diretamente no seu editor de texto. Para aproveitar esta simplificação, a tabela deverá atender estritamente às seguintes especificações:
* Largura máxima: 8 cm
* Letra: Arial, tamanho 8.
* Número de linhas de texto por célula: 1
Alinhe a tabela à esquerda.
Se for utilizada mais de uma linha por célula, a tabela poderá ficar completamente desformatada.
As linhas externas e o alinhamento do texto dentro da célula serão desconsiderados no momento da montagem do diário.
Segundo caso: Documento com pouco texto que inclui uma tabela grande
Neste caso o mais eficiente é montar primeiro a tabela de acordo com as especificações já mencionadas, utilizando seu editor de planilhas de preferência.
Para incluir o texto no documento proceda da seguinte maneira:
* Adicione linhas acima ou embaixo da tabela, onde quiser colocar texto.
* Mescle as células para formar uma área do tamanho que será ocupado pelo texto
* Digite o texto normalmente com letra Arial corpo 8.
* Formate o texto.
O contorno da área que contém texto pode ser configurado para não aparecer, dando, deste modo, a impressão que o texto está fora da tabela.
Terceiro caso: Documento com muito texto que inclui tabelas grandes ou imagens
Neste caso nenhuma das soluções anteriores atende a contento. O melhor a fazer é trabalhar o texto num arquivo e a tabela num outro arquivo em separado, podendo-se utilizar o mesmo ou diferentes editores eletrônicos para cada caso. Cada arquivo deve ser produzido e enviado separadamente respeitando suas próprias especificações. No texto deverá ser indicada a posição onde precisarão ser inseridas as tabelas ou imagens, escrevendo claramente:
Insira aqui a tabela "balancete022002.prn"
Onde "balancete022002.prn" é o nome do arquivo que contém a tabela ou imagem a ser inserida. |
